Attività di Sales Management
Esistono riunioni di gruppo efficaci e altre meno efficaci. Durante queste ultime ci si dilunga nel parlare; sembra non finiscano mai e di non giungere ad una conclusione. Le prime, invece, stimolano e lasciano ai partecipanti la sensazione di aver veramente imparato qualcosa.
Le Riunioni efficaci si riducono essenzialmente a tre caratteristiche:
- Raggiungono l’obiettivo;
- Richiedono una quantità minima di tempo;
- Lasciano ai partecipanti la sensazione di aver preso parte ad un processo sensato e importante.
Se strutturate la pianificazione, la preparazione, l’esecuzione e il follow-up attorno a questi tre criteri di base, sarete in grado di organizzare una riunione efficace.
Ecco per voi i 12 suggerimenti su come rendere le riunioni di team efficaci:
- Identificate lo scopo della riunione. Prima di organizzarla riflettete se un incontro è il modo migliore per raggiungere i vostri obiettivi.
- Stabilite chi dovrebbe partecipare alla riunione. Sono state invitate tutte le persone necessarie? Tutte le persone che pensate di invitare sono davvero necessarie?
- Sviluppate un programma ordinato logicamente e distribuite il tempo della riunione secondo il livello di urgenza e di importanza degli argomenti che volete discutere. Indicate chiaramente gli elementi di discussione.
- Inviate un avviso della riunione e un promemoria che contiene lo scopo, il luogo, il tempo e le informazioni necessarie per parteciparvi.
- Siate puntuali così da poter gestire la riunione in modo efficace e disciplinato. Le persone che arrivano in ritardo devono recuperare da sole le informazioni che si sono perse. Annullate la riunione nel caso di assenza di alcuni membri essenziali.
- Assicuratevi che qualcuno sia incaricato di verbalizzare la riunione. Standardizzate il formato della verbalizzazione.
- Stabilizzate gli obiettivi della riunione. Rivedete i punti dell’agenda e le azioni previste.
- Seguite l’ordine dell’agenda. Impedite che l’incontro vada fuori strada.
- Chiarite gli argomenti. Utilizzate un processo disciplinato per raccogliere le informazioni e prendete una decisione. Fate il vostro meglio per raggiungere il consenso che riguarda le decisioni chiave. Riassumete i punti importanti.
- Gestite il tempo. Se necessario, incaricate qualcuno di tenere il tempo.
- Chiarite quali sono le responsabilità delle singole persone.
- Distribuite il verbale della riunione entro le 24 ore successive.
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