I virtual meeting possono diventare i migliori alleati dei direttori delle vendite grazie alle loro vaste potenzialità. Facilitano una comunicazione rapida e semplice quando i membri dei team sono geograficamente distanti e, con l’emergere di nuovi software e tecnologie disponibili, offrono soluzioni sempre più intelligenti per la comunicazione. Ma il nuovo scenario digitale porta con sé anche sfide da superare per la vostra azienda, in termini di produttività e di implementazione.
Già nel 2017, studi condotti dal ProSales Institute (ora Mercuri Research) hanno evidenziato che ben il 70% delle organizzazioni di vendita B2B utilizzava la comunicazione online come risorsa.1 Oggi, questo numero è probabilmente più vicino al 100%. Ma i virtual meeting comportano una serie di sfide e richiedono una certa pratica affinché possano diventare un’alternativa affidabile..
Lid & Falkman (2014) hanno analizzato una serie di studi e hanno identificato tre aree comuni di difficoltà con cui la maggior parte dei leader aziendali devono confrontarsi quando adottano un mezzo digitale: 1) gestire le riunioni da remoto, 2) far sì che i partecipanti si comportino in modo produttivo e 3) esporre le proprie idee in modo efficace.2 In questo articolo analizziamo queste sfide e offriamo consigli su come affrontarle. Troverete anche tre checklist che possono essere utilizzate per supportare voi e il vostro team.
Come organizzare e condurre una riunione virtuale
La leadership è molto più che dare ordini. Si tratta di strutturare, supervisionare, favorire la collaborazione del gruppo e molto altro . Un buon leader, soprattutto, sa come motivare i propri dipendenti e dà sempre il buon esempio.
“È chiaro che la gestione di un virtual meeting non riguarda solo la tecnologia. Infatti, richiede una capacità di dialogo e di interazione persino superiore rispetto ad una riunione in presenza”.
David Strom, Baseline Magazine
Durante un virtual meeting, la situazione può rapidamente sfuggire di mano se chi conduce la riunione da remoto non stabilisce fin dall’inizio una routine e delle regole di base adeguate.
Inoltre, la mancanza di interazione fisica comporta un minor grado di linguaggio del corpo e di segnalazione con il contatto visivo. Questo è particolarmente vero durante le videoconferenze. È necessario essere esplicitamente chiari nel rivolgersi ai partecipanti a livello verbale, in modo che tutti ricevano una giusta dose di attenzione e possano essere coinvolti nella discussione.
A seconda del software utilizzato, avrete a disposizione una serie di strumenti digitali. Fatene buon uso. Con i sondaggi, ad esempio, è possibile ottenere un rapido feedback su una richiesta, e questo metodo accorcia i tempi di risposta, aumenta l’interattività e incoraggia i partecipanti a esprimere opinioni più forti se usato in forma anonima.
Il diavolo è nei dettagli e seguire una procedura corretta per garantire un virtual meeting senza intoppi fa la differenza. Ciò include la creazione di una procedura corretta di gestione, ponendoci domande chiave come: che tipo di regole di comportamento si devono adottare? Quali sono le fasi da seguire? A cosa devo dare priorità quando dirigo una riunione? Come posso aprire e concludere la riunione in modo efficace?
Quali sono le fasi di una riunione a distanza con i clienti?
L’organizzazione di una riunione a distanza con i clienti segue una sequenza strutturata e ben definita per garantire efficacia e produttività. La prima fase consiste nella preparazione accurata: selezionare la piattaforma più adatta, preparare e distribuire preventivamente un’agenda dettagliata, e assicurarsi che tutti i materiali necessari siano facilmente accessibili ai partecipanti.
Durante l’incontro, è cruciale iniziare con un’introduzione che delinei chiaramente gli obiettivi e riscaldi l’atmosfera, facilitando così un dialogo aperto e costruttivo. Proseguendo, la gestione del tempo deve essere rigorosa, con un’alternanza equilibrata tra i momenti di discussione collettiva e gli interventi individuali, possibilmente arricchiti da strumenti interattivi come sondaggi o sessioni di brainstorming digitale. Infine, la conclusione dovrebbe riassumere i punti salienti trattati, definire chiaramente i compiti e le responsabilità post-incontro e sollecitare feedback per affinare le metodologie di riunione future. Seguendo queste fasi metodicamente, le riunioni virtuali possono trasformarsi in sessioni di lavoro altamente efficaci, capaci di superare le barriere della distanza geografica.
Stimolare e coinvolgere i partecipanti in una riunione da remoto
Può sembrare più difficile partecipare ad un virtual meeting che ad uno in presenza. Ma la verità è che non dovrebbe esserlo. Semplicemente manca la pratica. È evidente che ci voglia una buona dose di tentativi ed errori prima che ogni partecipante si trovi a proprio agio con la tecnologia e sia in grado di interagire senza problemi con tutti gli altri membri del team.
Uno dei problemi principali è rappresentato delle distrazioni. Quando si lavora da casa, è importante mantenere una sana routine e non allontanarsi troppo dalle abitudini acquisite in ufficio. Inoltre, la maggior parte delle persone si sente a disagio quando è costretta a stare davanti ad una telecamera. Durante una videoconferenza in diretta tendiamo a sentirci “sotto sorveglianza”.
Per questo motivo, il vostro obiettivo principale come leader dovrebbe essere quello di istruire il vostro team sulle procedure e sul comportamento da tenere per superare questi ostacoli e raggiungere la coesione del gruppo. In questo modo si garantisce che i web meeting si svolgano secondo i tempi previsti e all’interno di un sistema consolidato.
Coinvolgete il vostro team attraverso la ripetizione di semplici abitudini, incoraggiando le ” best practice” e coinvolgendoli attivamente nella conversazione. Per aumentare la produttività, valutate i numerosi punti di forza e di debolezza della comunicazione online. Una buona idea è quella di fornire in anticipo istruzioni chiare sul comportamento da tenere, specificando a cosa occorre prestare attenzione quando si partecipa ad una riunione online. Le domande chiave da porsi sono: come posso gestire il rumore e le distrazioni quando lavoro da casa? Cosa significa una riunione da remoto e come posso assottigliare la distanza fisica? In che maniera posso prendere confidenza con il software e/o gli strumenti scelti? Come scegliere un ambiente adeguato? Come gestire il multitasking?
Figure retoriche e presentazioni efficaci
Le intuizioni degli antichi greci sono senza tempo, ed hanno contribuito a gettare le basi per una comunicazione efficace circa 500 anni a.C., con principi di retorica e di comunicazione solidi, che tutt’ora sono ancora validi.
Il canale di comunicazione è per lo più irrilevante. Che si tratti di tenere un discorso in una piazza aperta della città o dietro lo schermo di un computer con le cuffie e i bambini rumorosi in sottofondo, si applicano sempre le stesse regole.
Un modello ispirato al padre della retorica, Aristotele, può essere utile come quadro di riferimento. Resiste al passare del tempo ed è stato utilizzato per millenni da importanti oratori di fama mondiale. Il modello afferma che esistono tre tipi principali di comunicazione:
- Creare un rapporto di fiducia per infondere un senso di credibilità e di autorità.
- Fornire fatti e statistiche con l’obiettivo di informare l’ascoltatore.
- Utilizzare argomenti emotivi per suscitare una risposta emotiva che porti a un cambiamento sostanziale.
Il punto di forza, secondo la retorica, è la costruzione della fiducia e della credibilità. Questo tipo di comunicazione è fondamentale e va messo in evidenza. Senza un senso di fiducia iniziale, diventa impossibile fare leva sulle argomentazioni statistiche e logiche ad essa collegate. Questo aspetto assume un significato del tutto nuovo in un contesto virtuale: il messaggero è spesso oscurato dalla webcam e diventa improvvisamente difficile comunicare efficacemente con il linguaggio del corpo.
Gli argomenti emotivi sono quasi altrettanto importanti quando lo scopo della presentazione è generare un cambiamento all’interno di un’organizzazione o di un gruppo. I fatti e la logica spesso non sono sufficienti per convincere le persone ad agire in un certo modo. Questo aspetto diventa una sfida durante i web meeting, poiché le espressioni facciali non vengono trasmesse facilmente attraverso il web. Spesso siamo costretti a fare uno sforzo in più per esprimere e comunicare con le emozioni.
Conclusione
In conclusione, i virtual meeting rappresentano una componente cruciale nella gestione aziendale moderna, ma portano con sé sfide non indifferenti. Le competenze richieste per una leadership efficace in ambito digitale sono molteplici e spesso complesse. I leader aziendali, ad esempio, devono sapere come affrontare le nuove dinamiche comunicative, un tema approfondito nel nostro articolo su come i leader aziendali devono confrontarsi quando adottano strumenti digitali. Allo stesso tempo, la costruzione della fiducia e della credibilità nei confronti dei clienti e dei collaboratori diventa fondamentale, soprattutto quando le interazioni avvengono a distanza.
Adottando le strategie appropriate e comprendendo a fondo le esigenze di team e clienti, i leader possono trasformare i virtual meeting in potenti strumenti di successo aziendale. La gestione efficace di questi incontri virtuali richiede non solo competenza tecnologica, ma anche un’acuta sensibilità verso le dinamiche umane e organizzative che influenzano ogni interazione.
Fonti
1 ProSales Consulting. (2017). Aware, But Not Ready. B2B Sales Marketing Digitalization Study 2017. Stockholm, Sweden: Pixton, T, Rönnblom, J, Ejenäs, M. s.81
2 Lid Falkman, L. Lid Falkman, T. (2014). Virtuella möten: effektiv gränslös kommunikation. (1. [uppl.]). Stockholm: Liber, s.86-100
3 Strom, David (2010), TechKnow: Getting the most out of virtual meetings, Baseline Magazine, juli/augusti
